Hankinnat
Tarjousvahti ja hankinta-agentti
Agentti seuraa sovittuja hankintalähteitä, suodattaa ilmoituksia yrityksen hyväksymillä kriteereillä ja kokoaa ihmiselle tarkistettavan hankintayhteenvedon.
Avaa toimintamalli ja hinnoitteluMiten tarjousvahti ja hankinta-agentti auttaa käytännössä
Hankintailmoituksia julkaistaan eri portaaleissa, verkkosivuilla ja muissa lähteissä. Kun seuranta jakautuu useaan kanavaan, kokonaiskuva jää helposti hajanaiseksi ja kiinnostava mahdollisuus voi jäädä huomaamatta.
Hankintakanavien käsin seuraaminen vie aikaa, tuottaa päällekkäistä työtä ja voi jättää olennaisen ilmoituksen muiden hakutulosten joukkoon. Agentti seuraa vain ennalta sovittuja ja sallittuja lähteitä sovitulla rytmillä sekä suodattaa ilmoitukset yrityksen hyväksymän hankintaprofiilin mukaan.
Agentti käyttää sovittuja toimiala-, alue-, avainsana-, CPV- ja muita hakuehtoja. Löydöksistä voidaan koota hankinnan nimi, hankintayksikkö, määräaika, ilmoitettu arvo tai kokoluokka, keskeiset vaatimukset ja linkki alkuperäiseen ilmoitukseen.
Löydökset luokitellaan esimerkiksi sopiviksi, tarkistettaviksi tai kohderyhmän ulkopuolisiksi ja toimitetaan vastuuhenkilölle alkuperäisten lähdelinkkien kanssa.
Tulokset esitetään ihmiselle tarkistettavana luettelona tai raporttina. Agentti ei tee osallistumispäätöstä, anna oikeudellista tulkintaa eikä laadi tai lähetä sitovaa tarjousta. Ihminen tarkistaa alkuperäisen hankintailmoituksen, arvioi vaatimukset ja riskit, päättää osallistumisesta, laatii tai hyväksyy tarjouksen sekä vastaa määräajasta ja tarjouksen lähettämisestä.
Näin palvelutilanne etenee
- 1.
Agentti seuraa sovittuja hankintalähteitä ja hakuehtoja.
- 2.
Agentti suodattaa ilmoitukset yrityksen hyväksymillä kriteereillä.
- 3.
Agentti kokoaa määräajat, vaatimukset ja alkuperäiset lähteet tarkistettavaksi yhteenvedoksi.
- 4.
Ihminen tarkistaa alkuperäisen ilmoituksen ja päättää osallistumisesta sekä tarjouksen valmistelusta.
Kenelle ratkaisu sopii
Ratkaisu sopii erityisesti: yritykset, jotka seuraavat säännöllisesti julkisia tai muita sovittuja hankintoja, yritykset, joiden palvelut, alueet ja hankintaprofiili voidaan rajata, pienet tiimit, joilla ei ole erillistä hankinta- tai tarjousvalvontaa ja yritykset, jotka haluavat yhdenmukaisen tavan tunnistaa kiinnostavat mahdollisuudet
Se toimii parhaiten, kun: seurattavat lähteet voidaan määritellä, toimialat, alueet, avainsanat, CPV-koodit tai muut ehdot voidaan sopia, vastuuhenkilö tarkistaa löydökset säännöllisesti ja yrityksellä on selkeä sisäinen päätösprosessi
Ratkaisu ei sovi sellaisenaan, kun: yritys osallistuu hankintoihin hyvin harvoin eikä jatkuvaa seurantaa tarvita, sopivuuskriteerejä ei voida määritellä, jokainen ilmoitus vaatii välittömästi laajan oikeudellisen asiantuntija-arvion ja agentilta odotetaan automaattista osallistumispäätöstä tai sitovan tarjouksen lähettämistä
Ihmisen rooli säilyy selkeänä: Ihminen tarkistaa alkuperäisen hankintailmoituksen, arvioi vaatimukset ja riskit, päättää osallistumisesta, laatii tai hyväksyy tarjouksen sekä vastaa määräajasta ja tarjouksen lähettämisestä.